Praxis · Stand August 2026 · Lesezeit 7 Minuten

Kunde verlangt eine E-Rechnung: was Kleinunternehmer wirklich müssen

Müssen tust du nichts: Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV von der Ausstellungspflicht ausgenommen und dürfen ihre PDF-Rechnung sogar ohne Zustimmung des Empfängers schicken. Freiwillig ist die XRechnung trotzdem in zwei Fällen sinnvoll — und sie kostet keinen Cent. Stand August 2026.

Die Mail, die diesen Beitrag ausgelöst hat

Sie kommt inzwischen jede Woche irgendwo an: „Bitte künftig als XRechnung einreichen, PDF können wir nicht mehr verarbeiten." Für Kleinunternehmer klingt das nach einer neuen Pflicht, die man verpasst hat. Ist es nicht. Die Empfangspflicht trifft seit dem 1. Januar 2025 jedes inländische Unternehmen ohne Ausnahme, die Ausstellungspflicht dagegen läuft gestaffelt an — und Kleinunternehmer stehen dauerhaft daneben.

Wer wann ausstellen muss

Der praktische Kern steckt in einer Nebenbemerkung: Alle anderen dürfen in der Übergangszeit noch PDF verschicken, brauchen dafür aber die Zustimmung des Empfängers. Kleinunternehmer brauchen sie nicht. Wer also eine sonstige Rechnung als PDF oder auf Papier ausstellt, tut das rechtmäßig, selbst wenn der Empfänger lieber Struktur hätte. Wie sich Pflicht und Format auseinanderhalten lassen, steht im Abschnitt Muss ich schon?.

Wann sich Freiwilligkeit trotzdem rechnet

Zwei Konstellationen sprechen dafür, dem Wunsch nachzukommen. Die erste ist der öffentliche Auftraggeber: Bund und die meisten Länder nehmen Rechnungen nur noch über ihre Portale als XRechnung entgegen. Wer dort abrechnen will, hat keine echte Wahl — nicht wegen des Steuerrechts, sondern wegen der Vergabebedingungen.

Die zweite ist der Großkunde mit automatisiertem Rechnungseingang. Dort wandert eine PDF-Datei in eine manuelle Warteschlange, die XML-Datei dagegen direkt in die Freigabe. Das ist kein juristisches, sondern ein Zahlungsziel-Argument: Rechnungen, die niemand abtippen muss, werden schlicht früher bezahlt. Bei einem Kunden, der 60 Prozent des Jahresumsatzes trägt, ist das eine Stunde Umstellung wert.

Gegen die Umstellung spricht der klassische Fall: zehn Rechnungen im Jahr an Privatkunden und kleine Betriebe. Dort erzeugt die XRechnung nur Aufwand, weil niemand am anderen Ende etwas damit anfängt. Eine saubere PDF mit § 19-Hinweis erfüllt alles, was verlangt ist — der kostenlose Rechnungsgenerator baut sie im Browser, ohne Steuerzeile und ohne Anmeldung.

In vier Schritten zur freiwilligen XRechnung

Der Weg braucht keine gekaufte Software. Er dauert beim ersten Mal etwa zwanzig Minuten:

1. Rechnungsdaten festlegen wie gewohnt: Leistung, Datum, Betrag, vollständige Adressen, Steuernummer, § 19-Hinweis.
2. Format wählen. XRechnung ist reines XML und der Standard für Behörden; ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit eingebettetem XML und für Kunden angenehmer, die auch etwas sehen wollen.
3. Datensatz erzeugen über ein kostenloses Web-Formular eines Anbieters oder ein Buchhaltungstool mit Gratis-Tarif. Ausgabe ist eine XML- oder PDF-Datei.
4. Vor dem Versand prüfen — ein kostenloser Validator meldet fehlende Pflichtfelder, ein Visualisierer zeigt, was der Empfänger sieht.

Die zwei Felder, an denen es scheitert

Kleinunternehmer-Rechnungen fallen bei Validatoren fast immer an derselben Stelle durch: bei der Steuerangabe. Ein Umsatz ohne Umsatzsteuer ist im Datensatz keine Leerstelle, sondern eine ausdrückliche Aussage. Der Posten bekommt die Steuerkategorie E für steuerbefreit und einen Steuersatz von 0. Dazu gehört zwingend ein Befreiungsgrund im Feld BT-120, in Deutschland üblicherweise als Freitext: „Steuerbefreit gemäß § 19 UStG". Ein eigener Codewert ist dafür nicht vorgeschrieben, der Text aber praktisch unverzichtbar.

Das zweite Feld betrifft nur Behördenkunden: die Leitweg-ID im Feld für die Käuferreferenz (BT-10). Sie identifiziert die empfangende Stelle im Portal und wird von dieser Stelle vergeben. Fehlt sie, weist das Eingangsportal die Rechnung ab, bevor ein Mensch sie sieht.

Beispiel: 480 Euro an eine Stadtverwaltung

Eine Fotografin mit Kleinunternehmerregelung rechnet einen Auftragstermin über 480 Euro mit einer Stadtverwaltung ab. Ihre gewohnte PDF-Rechnung enthält alles Richtige, kommt aber im Rechnungsportal nicht an. Sie fragt beim Auftraggeber nach der Leitweg-ID, trägt Betrag, Leistungsdatum und Adressen in ein kostenloses Web-Formular ein, wählt Steuerkategorie E mit dem Hinweis nach § 19 UStG und lädt die erzeugte XML-Datei ins Portal. Endbetrag bleibt 480 Euro — es kommt kein Cent Steuer hinzu, denn die Kleinunternehmerregelung ändert sich durch das Format nicht. Die Datei speichert sie zusätzlich in ihrem Jahresordner, denn sie ist ab jetzt ihr Rechnungsoriginal.

Drei Fehler beim Umstieg

Der teuerste Fehler ist die mitgeschleppte Steuerzeile: Wer eine fremde Vorlage übernimmt und 19 Prozent stehen lässt, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt — auch ohne Berechtigung zum Ausweis. Der zweite Fehler ist die Doppelrechnung: XML-Datei und daneben „zur Sicherheit" noch eine PDF mit derselben Nummer. Zwei Dokumente über dieselbe Leistung sind eine Quelle für Doppelbuchungen; wenn schon beides, dann ZUGFeRD, wo Bild und Daten dieselbe Datei sind. Der dritte Fehler ist die Ablage: Verschickt wird die strukturierte Datei, aufbewahrt wird oft nur der Ausdruck. Wie es richtig läuft, steht in E-Rechnung empfangen und aufbewahren; den Überblick zur Regelung gibt die Seite E-Rechnung Kleinunternehmer.

Rechnung ohne MwSt erstellen

FAQ

Darf ein Kunde von mir eine E-Rechnung verlangen?

Verlangen im rechtlichen Sinn kann er sie nicht. Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen und dürfen sonstige Rechnungen wie PDF oder Papier auch ohne Zustimmung des Empfängers ausstellen. Vertraglich kann ein Kunde ein Format aber zur Bedingung machen — das ist dann eine Verhandlungsfrage, keine steuerliche.

Was kostet es mich, freiwillig eine XRechnung zu erstellen?

In der Regel nichts. Mehrere Anbieter stellen Web-Formulare bereit, die aus eingegebenen Rechnungsdaten eine gültige XML-Datei erzeugen, dazu kostenlose Validatoren und Visualisierer. Kosten entstehen erst, wenn laufend viele Rechnungen anfallen und eine Buchhaltungssoftware den Weg abkürzen soll.

Welche Angabe ersetzt in der E-Rechnung den Steuersatz?

Der Umsatz wird mit der Steuerkategorie E für steuerbefreit und einem Steuersatz von 0 ausgewiesen. Dazu gehört ein Befreiungsgrund im Feld BT-120, üblicherweise als Freitext wie „Steuerbefreit gemäß § 19 UStG". Fehlt dieser Text, weist der Validator die Datei häufig zurück.

Brauche ich für eine Behörde als Kunde etwas Zusätzliches?

Ja, eine Leitweg-ID. Öffentliche Auftraggeber vergeben diese Kennung und erwarten sie im Feld für die Käuferreferenz (BT-10); ohne sie wird die Rechnung im Eingangsportal abgewiesen. Die ID gibt die Stelle heraus, die den Auftrag erteilt hat.

Hinweis: allgemeines Hilfsmittel, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Angaben zu § 19 und § 14c UStG, zu § 34a UStDV, zu den Übergangsfristen und zu den Datenfeldern nach EN 16931 geben den Stand August 2026 wieder; maßgeblich sind die aktuellen Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums und der Einzelfall. Methodik und Quellen dieser Insel: Quellen & Methodik.