E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer
Die E-Rechnungspflicht zerfällt für Kleinunternehmer in zwei Hälften, die getrennt geregelt sind: Beim Ausstellen gibt es eine dauerhafte Befreiung, beim Empfangen keine.
Kurzantwort
Die Kleinunternehmerregelung ändert den Umsatzsteuer-Ausweis, nicht den Empfang: Wer § 19 UStG anwendet, darf weiter PDF oder Papier verschicken, muss aber seit 2025 strukturierte E-Rechnungen anderer Unternehmen entgegennehmen können. Die Tabelle unten zeigt, was wann gilt.
Was gilt wann? Die Stufen im Überblick
| Zeitpunkt | Was gilt | Für Kleinunternehmer |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen anderer Unternehmen (B2B) empfangen können | Gilt auch für dich, keine Ausnahme |
| 2025 und 2026 | Übergangsfrist: Papier und PDF dürfen beim Ausstellen noch verwendet werden | Nicht nötig, du bist ohnehin befreit |
| ab 01.01.2027 | Ausstellen als E-Rechnung für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz | Nicht betroffen |
| ab 01.01.2028 | Ausstellen als E-Rechnung für alle übrigen Unternehmen | Befreit nach § 34a UStDV, unbefristet |
| dauerhaft | Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise bleiben ausgenommen | Zusätzlich ausgenommen |
Quellen: IHK Stuttgart, IHK Rhein-Neckar, BMF-Schreiben vom 15.10.2025. Stand: 08.10.2026. Wer die Kleinunternehmerregelung verlässt, fällt in die allgemeinen Regeln zurück.
Wichtig: PDF ist nicht automatisch E-Rechnung
Eine per E-Mail verschickte PDF wird im Alltag oft „elektronische Rechnung“ genannt. Eine strukturierte E-Rechnung meint aber in der Regel ein maschinenlesbares Format nach bestimmten Vorgaben. Prüfe deshalb genau, was dein Kunde verlangt.
Was bleibt bei Kleinunternehmern gleich?
- kein Ausweis von Umsatzsteuer, wenn § 19 UStG angewendet wird
- Hinweis auf die Nichtberechnung der Umsatzsteuer
- Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum und Leistungsbeschreibung
- eigene Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten prüfen
Was zusätzlich relevant werden kann
- Empfang strukturierter E-Rechnungen
- Versand in einem geforderten Format
- Kundenanforderungen im B2B-Geschäft
- Software, die XRechnung/ZUGFeRD oder vergleichbare Formate unterstützt
Muss ich schon? Fünf Fragen in dieser Reihenfolge
Die Pflichtfrage lässt sich nicht pauschal beantworten, aber sie lässt sich sortieren. Diese fünf Fragen führen in der Reihenfolge, in der sie gestellt werden, zur richtigen Prüfspur. Eine verbindliche Entscheidung ersetzen sie nicht.
- Wer ist der Empfänger? Bei Privatkunden steht die klassische Rechnung im Vordergrund. Bei Unternehmen als Empfänger wird die Formatfrage überhaupt erst relevant, und bei öffentlichen Auftraggebern können Format und Einreichungsportal vorgegeben sein.
- Inland oder Ausland? Bei Leistungen über die Grenze kommen zu den Formatfragen steuerliche hinzu, die mit der E-Rechnung nichts zu tun haben, sich aber auf derselben Rechnung auswirken.
- Hat der Kunde ein Format verlangt? Das ist die praktisch wichtigste Frage, weil sie sich einfach beantworten lässt: nachfragen. Verlangt niemand ein strukturiertes Format, ist die Frage für den Versand vorerst erledigt.
- Greifen für deinen Zeitraum noch Übergangsregeln? Die Vorgaben zur E-Rechnung sind gestaffelt eingeführt worden und ändern sich weiter. Was heute gilt, prüfst du am besten direkt beim Bundesfinanzministerium statt in einer Vorlage.
- Kannst du E-Rechnungen überhaupt empfangen? Diese Frage wird am häufigsten übersehen. Empfangen und Ausstellen sind getrennte Anforderungen — es kann sein, dass du selbst weiter PDFs verschickst, aber strukturierte Rechnungen entgegennehmen können musst.
Wichtig bleibt dabei die Trennung, die schon oben steht: Der §-19-Hinweis ändert sich durch keine dieser Fragen. Die Kleinunternehmerregelung betrifft den Umsatzsteuer-Ausweis, die E-Rechnung das Dateiformat. Eine Rechnung kann formal einwandfrei ohne Umsatzsteuer auskommen und trotzdem im falschen Format vorliegen — und umgekehrt.
Praktische Empfehlung
Für einfache Rechnungen ohne MwSt kannst du den Generator als schnelle PDF-Hilfe nutzen. Wenn dein Kunde ausdrücklich eine E-Rechnung im strukturierten Format verlangt, solltest du eine passende E-Rechnungssoftware oder fachliche Unterstützung nutzen.
Was in genau diesem Fall gilt — Kunde wünscht XRechnung, Pflicht besteht aber nicht — steht im Beitrag Kunde verlangt eine E-Rechnung: was Kleinunternehmer wirklich müssen.
Ob deine bestehende Word- oder Excel-Datei dafür noch taugt, klärt der Beitrag Word- oder Excel-Vorlage als Kleinunternehmer — mit vier Fällen nach Empfängertyp und einem Aufräumplan für alte Vorlagen.
FAQ
Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht befreit?
Nur zur Hälfte. Vom Ausstellen strukturierter E-Rechnungen sind Kleinunternehmer nach § 34a UStDV befreit: Rechnungen über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze dürfen stets als sonstige Rechnung übermittelt werden, also weiter als PDF oder auf Papier. Diese Befreiung ist nicht befristet. Vom Empfang inländischer B2B-E-Rechnungen sind Kleinunternehmer nicht befreit.
Seit wann muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025. Für die Empfangspflicht bei inländischen B2B-Rechnungen gibt es weder eine Übergangsfrist noch eine Ausnahme für Kleinunternehmer. In der Praxis genügt dafür ein E-Mail-Postfach, das die XML- oder ZUGFeRD-Datei entgegennimmt, plus ein Ablageweg, der die Originaldatei erhält.
Ändert sich für mich etwas 2027 oder 2028?
Die Stufen 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 Euro) und 2028 (alle übrigen Unternehmen) betreffen die Pflicht zum Ausstellen. Die Kleinunternehmer-Befreiung nach § 34a UStDV hängt nicht an diesen Stufen und läuft nicht mit ihnen aus. Wer die Kleinunternehmerregelung verlässt, fällt allerdings in die allgemeinen Regeln zurück.
Reicht eine PDF per E-Mail?
Für den Versand als Kleinunternehmer im Regelfall ja. Eine PDF ist aber keine strukturierte E-Rechnung: Verlangt ein Kunde ausdrücklich XRechnung oder ZUGFeRD, löst die PDF diese Anforderung nicht ein, auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht.