Kleinunternehmer-Rechnung: Muster und Vorlage ohne Umsatzsteuer
Zwei Muster zum Kopieren — die vollständige Rechnung und die Kurzform bis 250 Euro —, dazu jede Pflichtangabe im Klartext und die Grenzen, ab denen das Muster nicht mehr passt.
Öffnet den Generator mit diesem Beispiel — Werte einfach überschreiben. Lokal im Browser, ohne Anmeldung.
Kurzantwort
Wenn du eine Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer brauchst, ist die wichtigste Vorlage-Logik: keine Umsatzsteuerzeile, vollständige Pflichtangaben und ein Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“, sofern das für deinen Fall zutrifft. Der Generator setzt eine einfache Rechnung lokal im Browser auf und kann als PDF gespeichert werden.
Wichtig
Diese Seite ist ein allgemeines Hilfsmittel und keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob du Umsatzsteuer ausweisen musst oder nicht, hängt von deinem konkreten Fall ab.
Jedes Feld der Vorlage — und was ohne es passiert
Eine Vorlage nützt nur, wenn klar ist, wofür jedes Feld da ist. Die dritte Spalte ist der eigentliche Grund, warum du nichts weglassen solltest: Sie beschreibt den Ärger, der ohne das Feld entsteht.
| Angabe | Was hineingehört | Was passiert, wenn das Feld fehlt |
|---|---|---|
| Rechnungssteller | Name, Anschrift und je nach Fall Steuernummer oder USt-IdNr. | Der Kunde kann die Rechnung seiner Buchhaltung nicht zuordnen und schickt sie zurück, statt zu zahlen. |
| Empfänger | vollständiger Name und Anschrift, bei Firmen die Rechtsform | Beim Kunden landet die Rechnung in der falschen Kostenstelle — oder gar nicht erst in der Freigabe. |
| Rechnungsnummer | eine Nummer, die es in deinem Nummernkreis genau einmal gibt | Zwei Rechnungen mit derselben Nummer lassen sich in der Ablage nicht mehr auseinanderhalten — Rückfragen bei jeder Zahlung. |
| Rechnungsdatum | der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst | Ohne Datum ist unklar, ab wann das Zahlungsziel läuft; eine Mahnung wird angreifbar. |
| Leistungsdatum | Tag oder Zeitraum der erbrachten Leistung, auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht | Der häufigste Rückläufer überhaupt: Die Buchhaltung des Kunden kann die Leistung keiner Periode zuordnen. |
| Leistungsbeschreibung | was konkret geliefert wurde, nicht nur „Dienstleistung“ | „Leistung laut Absprache“ ohne Kontext löst Nachfragen aus und verzögert die Zahlung um Wochen. |
| Betrag | Einzel- und Gesamtbetrag, durchgängig ohne Steuerzeile | Bleibt irgendwo eine Netto-/Brutto-Logik aus der alten Vorlage stehen, widerspricht sich die Rechnung selbst. |
| §-19-Hinweis | z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ | Ohne Hinweis wirkt die fehlende Umsatzsteuer wie ein Versehen — der Kunde fragt nach oder rechnet sie sich selbst heraus. |
| Zahlungsziel | ein konkretes Datum oder eine Frist in Tagen | „Zahlbar sofort“ ist kein Termin. Ohne Datum fehlt der Bezugspunkt, ab dem du nachfassen kannst. |
Musterhinweis nach § 19 UStG
Eine vollständige Rechnung von Kopf bis Zahlungsziel
So sieht die Vorlage aus, wenn sie ausgefüllt ist. Der Block steht bewusst als reiner Text da — du kannst ihn übernehmen und Zeile für Zeile mit deinen Daten überschreiben. Über die Schaltfläche „Rechnung als Text kopieren“ im Generator bekommst du dieselbe Struktur mit deinen eigenen Werten.
Erika Beispiel · Beispielweg 2 · 12345 Musterstadt
Steuernummer 12/345/67890 · erika@beispiel.de
Rechnung R-2026-014
An: Mustermann GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Rechnungsdatum: 15.05.2026 · Leistungszeitraum: 01.05.–14.05.2026
1 × Beratung und Überarbeitung der Angebotsseite, pauschal 450,00 €
3 × Abstimmungstermin à 60 Minuten, je 75,00 € 225,00 €
Gesamtbetrag: 675,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlbar bis 29.05.2026 auf das Konto
Erika Beispiel · DE12 3456 7890 1234 5678 90 · Musterbank
Drei Dinge an diesem Beispiel sind wichtiger als der Rest. Erstens taucht nirgends eine Steuerzeile auf — auch keine mit dem Wert null. Zweitens steht der Leistungszeitraum getrennt vom Rechnungsdatum, weil beides unterschiedliche Fragen beantwortet. Drittens ist der Gesamtbetrag die schlichte Summe der Positionen; es gibt keinen Netto-Zwischenschritt, weil es nichts aufzuschlagen gibt.
Beispielpositionen für drei typische Leistungen
Die häufigste Rückfrage von Kunden betrifft nicht den Betrag, sondern die Leistungsbeschreibung. Diese drei Muster sind konkret genug, dass eine fremde Buchhaltung sie ohne Nachfrage durchwinkt:
- Dienstleistung: „Beratung zur Angebotsstruktur, 3 Stunden à 75,00 €, Leistungszeitraum 01.05.–14.05.2026“ — Menge, Stundensatz und Zeitraum machen den Betrag nachrechenbar.
- Kreativleistung: „Gestaltung Logo inkl. zwei Korrekturschleifen, Pauschale, Abnahme am 14.05.2026“ — bei Pauschalen ersetzt der Leistungsumfang die Mengenangabe, sonst bleibt offen, was abgegolten ist.
- Handwerksnahe Leistung: „Montage von zwei Innentüren am 12.05.2026, Arbeitszeit 4 Stunden à 55,00 €, Material laut Anlage“ — Arbeitszeit und Material gehören getrennt, auch wenn beides ohne Umsatzsteuer abgerechnet wird.
Werden Auslagen wie Porto oder Fahrtkosten weiterberechnet, gehören sie als eigene Position in die Rechnung und nicht in den Stundensatz. Wie das bei Versandkosten aussieht, steht im Beitrag Versandkosten in der Rechnung ohne Mehrwertsteuer.
Muster für Kleinbeträge bis 250 Euro
Bleibt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro, erlaubt § 33 UStDV eine verkürzte Rechnung. Drei Angaben, die sonst zwingend sind, dürfen dann fehlen — der §-19-Hinweis gehört trotzdem hinein, weil er nicht aus dem Pflichtangaben-Katalog stammt, sondern die fehlende Umsatzsteuer erklärt.
| Angabe | Rechnung ab 250,01 € | Kleinbetragsrechnung bis 250 € |
|---|---|---|
| Anschrift des Empfängers | Pflicht | darf entfallen |
| Rechnungsnummer | Pflicht | darf entfallen |
| Leistungsdatum | Pflicht | darf entfallen, das Ausstellungsdatum genügt |
| Name und Anschrift des Ausstellers | Pflicht | Pflicht |
| Leistungsbeschreibung | Pflicht | Pflicht |
| Betrag | Positionen und Gesamtbetrag | Gesamtbetrag genügt |
| §-19-Hinweis | üblich | üblich |
So sieht das kurze Muster ausgefüllt aus — es passt auf einen halben Bon und ist trotzdem vollständig:
Erika Beispiel · Beispielweg 2 · 12345 Musterstadt
Steuernummer 12/345/67890
Rechnung vom 27.08.2026
2 × Werkstattstunde à 55,00 € 110,00 €
1 × Kleinmaterial, pauschal 18,00 €
Gesamtbetrag: 128,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Betrag dankend erhalten.
Ein Haken hat die Kurzform im Alltag: Ohne Rechnungsnummer fehlt später der Bezug, wenn du stornierst, mahnst oder der Kunde nachfragt, welche der drei Kleinrechnungen er noch offen hat. Viele vergeben deshalb auch unter 250 Euro eine Nummer aus demselben Nummernkreis — erlaubt ist beides, nur eben nicht dieselbe Nummer zweimal.
Was 2026 am Muster hängt: Grenzen, Fristen, Formate
Ein Muster ist nur so lange richtig, wie die Regelung dahinter für dich gilt. Vier Punkte entscheiden darüber; die Zahlen stammen aus dem Umsatzsteuergesetz in der seit dem 01.01.2025 geltenden Fassung.
| Punkt | Stand 27.08.2026 | Was das fürs Muster heißt |
|---|---|---|
| Umsatz im Vorjahr | höchstens 25.000 € (bis 2024: 22.000 €) | Lag der Vorjahresumsatz darüber, passt das Muster ohne Steuerzeile im laufenden Jahr nicht mehr. |
| Umsatz im laufenden Jahr | harte Grenze bei 100.000 € | Wird sie überschritten, endet die Regelung sofort — schon der Umsatz, der die Grenze reißt, wird mit Umsatzsteuer abgerechnet. |
| E-Rechnung empfangen | Pflicht seit dem 01.01.2025 im inländischen B2B-Geschäft, ohne Kleinunternehmer-Ausnahme | Betrifft nicht dein Muster, sondern deinen Posteingang: Du musst strukturierte Rechnungen annehmen können. |
| E-Rechnung ausstellen | Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV dauerhaft befreit | PDF und Papier bleiben zulässig, auch nach 2027. Freiwillig darfst du ZUGFeRD oder XRechnung verschicken. |
Die beiden E-Rechnungszeilen sind der Grund, warum das Thema so oft falsch ankommt: Ausstellen und Empfangen sind getrennt geregelt. Ausführlich steht das auf der Seite E-Rechnung: Pflicht für Kleinunternehmer.
FAQ zum Muster der Kleinunternehmer-Rechnung
Welche Vorlage eignet sich für Kleinunternehmer?
Für einfache Fälle eignet sich eine Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuerzeile, mit vollständigen Pflichtangaben und einem passenden Hinweis auf § 19 UStG.
Welcher Hinweis gehört auf die Rechnung?
Häufig wird ein Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ verwendet. Der Hinweis passt nur, wenn die Kleinunternehmerregelung tatsächlich angewendet wird.
Muss eine Steuernummer auf die Kleinunternehmer-Rechnung?
Eine Steuernummer oder USt-IdNr. ist in vielen Rechnungsfällen eine wichtige Pflichtangabe. Prüfe deinen Fall, bevor du die Rechnung verschickst.
Kann ich die Vorlage als PDF speichern?
Ja. Der Generator erzeugt die Vorschau lokal im Browser; über den Druckdialog kannst du sie als PDF speichern.
Werden Rechnungsdaten gespeichert?
Nein. Die Eingaben bleiben im Browser und werden nicht serverseitig gespeichert.
Welche Sonderfälle deckt die Vorlage nicht ab?
Ausland, Reverse Charge, steuerfreie Spezialleistungen, Gutschriften, Bauleistungen und E-Rechnungspflichten solltest du separat prüfen.
Gibt es ein kürzeres Muster für Rechnungen bis 250 Euro?
Ja. Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro dürfen nach § 33 UStDV die Empfängeranschrift, die Rechnungsnummer und das gesonderte Leistungsdatum entfallen. Aussteller, Leistungsbeschreibung, Gesamtbetrag und der §-19-Hinweis bleiben.
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026 für das Muster?
Der Umsatz des Vorjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, im laufenden Jahr liegt die harte Grenze bei 100.000 Euro. Wird sie gerissen, endet die Kleinunternehmerregelung sofort ab diesem Umsatz.
Muss das Muster ab 2027 eine E-Rechnung sein?
Für das Ausstellen nicht: Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV dauerhaft befreit und dürfen weiter PDF oder Papier verschicken. Empfangen musst du E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft aber schon seit dem 01.01.2025.
Wenn du eine alte Word- oder Excel-Vorlage überschreibst
Die meisten fehlerhaften Kleinunternehmer-Rechnungen entstehen nicht beim Schreiben, sondern beim Wiederverwenden. Du öffnest die letzte Rechnung, änderst Name und Betrag und schickst sie raus. Was dabei stehen bleibt, ist jedes Mal dasselbe Quartett:
- Die alte Kundenadresse. Meist fällt sie auf, manchmal nur der zweite Adressblock im Fußbereich oder im Betreff.
- Eine Steuerzeile mit Formel. In Excel überlebt die Zeile „zzgl. 19 % MwSt“ oft als ausgeblendete Zeile oder als Formel in der Summenzelle — der Gesamtbetrag stimmt dann nicht mit der Summe der Positionen überein.
- Der alte Nummernkreis. Wer die Vorlage kopiert, kopiert die Rechnungsnummer mit. Zwei Rechnungen mit derselben Nummer sind in der Ablage nicht mehr trennbar.
- Eine überholte Bankverbindung. Nach einem Kontowechsel steht die alte IBAN oft noch monatelang in der Vorlage, während das Geld auf ein geschlossenes Konto läuft.
Dagegen hilft ein Ablauf, der ohne Checkliste auskommt, weil er nur vier Blicke braucht: oben auf den Adressblock, rechts auf Rechnungsnummer und Datum, Mitte auf die Summe unter den Positionen, unten auf IBAN und Zahlungsziel. Wenn diese vier Stellen zusammenpassen, ist die Rechnung in aller Regel versandfertig.
Der Generator auf der Startseite umgeht das Problem, weil er jede Rechnung leer beginnt statt eine alte zu überschreiben. Der §-19-Hinweis ist dort ein eigenes Feld und keine Textzeile, die versehentlich mitkopiert wird.