Kleinunternehmer Rechnung schreiben
So schreibst du als Kleinunternehmer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer-Ausweis: verständlich, praktisch und mit vorsichtigem Blick auf typische Stolperstellen.
Öffnet den Generator mit diesem Beispiel — Werte einfach überschreiben. Lokal im Browser, ohne Anmeldung.
Kurzantwort
Schreibe deine Kleinunternehmer-Rechnung wie eine normale Rechnung, lasse aber Umsatzsteuer, Steuersatz und MwSt-Betrag weg. Ergänze einen Hinweis auf § 19 UStG und prüfe alle Pflichtangaben vor dem Versand.
Schritt für Schritt
- Kundendaten eintragen: vollständiger Name oder Firma und Anschrift.
- Rechnungsnummer vergeben: eindeutig und fortlaufend nach deinem System.
- Datum und Leistung nennen: Rechnungsdatum sowie Liefer- oder Leistungsdatum.
- Leistung beschreiben: so konkret, dass Kundschaft und Buchhaltung sie verstehen.
- Betrag eintragen: Gesamtbetrag ohne separate Umsatzsteuerzeile.
- Hinweis ergänzen: zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- PDF prüfen: vor dem Versand auf alte Daten, Tippfehler und Beträge achten.
Beispielposition
„Texterstellung Landingpage, Leistungsdatum 15.04.2026, 1 Stück à 450,00 €, Gesamtbetrag 450,00 €.“ Darunter steht kein Umsatzsteuerbetrag, sondern der Kleinunternehmer-Hinweis.
Was du vermeiden solltest
- „zzgl. 19 % MwSt“ in alten Textbausteinen stehen lassen
- Brutto/Netto missverständlich verwenden
- Rechnungsnummern doppelt vergeben
- den Hinweis auf § 19 UStG vergessen
- bei komplexen Auslandssachverhalten ohne Prüfung eine Standardrechnung nutzen
Rechnung schreiben ohne Steuernummer (Neugründung)
Direkt nach der Gründung fehlt oft noch die Steuernummer: Das Finanzamt vergibt sie erst, nachdem der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung eingereicht und bearbeitet wurde. Die Steuernummer (oder USt-IdNr.) gehört nach § 14 Abs. 4 UStG zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Eine Rechnung ohne sie ist deshalb formal unvollständig.
| Situation | Was du tun kannst |
|---|---|
| Fragebogen noch nicht abgegeben | Zuerst über ELSTER einreichen; Rechnung erst schreiben, wenn die Nummer vorliegt. |
| Fragebogen abgegeben, Nummer fehlt noch | Rechnung zurückhalten oder später vollständig nachreichen; beim Finanzamt nach dem Bearbeitungsstand fragen. |
| Rechnung ist bereits raus | Rechnung mit der nachgereichten Steuernummer berichtigen und neu senden — mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. |
| Kunde drängt auf Zahlung | Kurz erklären, dass die Rechnung mit Steuernummer folgt; die Zahlungsfrist beginnt dann mit der vollständigen Rechnung. |
Beispiel für den Kopf der nachgereichten Rechnung: „Berichtigte Rechnung zu Rechnung Nr. 2026-004 vom 02.10.2026 — Steuernummer: [vom Finanzamt zugeteilt]“. Bei Kleinunternehmern bleibt der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ unverändert.
Stand: 02.10.2026 · allgemeine Orientierung nach § 14 UStG, keine Steuerberatung. Wie das Finanzamt im Einzelfall verfährt, klärst du dort oder mit einem Steuerbüro.
Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung
Für Kleinunternehmer gelten die Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG — mit einer Ausnahme: Steuersatz und Steuerbetrag entfallen, weil keine Umsatzsteuer berechnet wird.
| Angabe | Bei Kleinunternehmern |
|---|---|
| Name und Anschrift von dir und dem Kunden | Pflicht |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Pflicht (siehe Abschnitt zur Neugründung) |
| Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer | Pflicht; Nummer einmalig vergeben |
| Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt | Pflicht |
| Entgelt (Gesamtbetrag) | Pflicht, ohne Umsatzsteuerzeile |
| Steuersatz und Steuerbetrag | entfällt |
| Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung | in der Praxis üblich und empfohlen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ |
Stand: 23.10.2026 · Quelle: § 14 Abs. 4 UStG. Ob der Hinweis zwingend verlangt wird, bewerten Quellen unterschiedlich — mit dem Satz bist du auf der sicheren Seite.
Wer darf eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben?
Seit 01.01.2025 gilt nach § 19 Abs. 1 UStG: Die Kleinunternehmerregelung greift, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. Wird die 100.000-€-Grenze überschritten, ist ab dem Umsatz, der sie übersteigt, Umsatzsteuer zu berechnen. Bei Neugründung zählt der voraussichtliche Umsatz des Gründungsjahres.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Bei einem Gesamtbetrag bis 250 € genügen nach § 33 UStDV weniger Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Art und Menge der Leistung und der Betrag. Kundenadresse und Rechnungsnummer sind dann nicht nötig. Verlangt dein Kunde eine vollständige Rechnung, schreibst du sie trotzdem so.
Generator statt leerer Vorlage
Der Generator führt dich durch die Felder und erstellt eine druckbare Rechnung im Browser. Es gibt keine Anmeldung und keine serverseitige Speicherung deiner Rechnungsdaten.
FAQ
Wie nenne ich den Betrag?
Meist reicht ein Gesamtbetrag. Wichtig ist, dass keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird.
Kann ich mehrere Positionen abrechnen?
Ja, solange die Positionen klar beschrieben sind und der Gesamtbetrag nachvollziehbar bleibt.
Darf ich eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben?
Die Steuernummer oder USt-IdNr. ist eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG. Warte mit der Rechnung, bis das Finanzamt die Nummer vergeben hat, oder berichtige sie danach (siehe Abschnitt zur Neugründung).
Wer darf überhaupt ohne Umsatzsteuer abrechnen?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Vorjahresumsatz bis 25.000 € und laufender Umsatz bis 100.000 € (Stand 2025).
Was passiert, wenn ich versehentlich MwSt ausweise?
Das kann steuerliche Folgen haben. Korrigiere solche Rechnungen nicht leichtfertig, sondern prüfe den richtigen Weg.